A fiscalização das obrigações tributárias das empresas está cada vez mais eficiente, graças ao uso da automação e do cruzamento de dados realizado pelas autoridades fiscais.

Nesse cenário, garantir a conformidade fiscal ou tributária do seu negócio se tornou ainda mais importante.

Para ajudar você nessa tarefa, vamos explicar exatamente o que é compliance fiscal e como você pode alcançar esse status no seu negócio.

Leia com atenção e evite penalidades do Fisco.

O que é conformidade fiscal ou tributária?

Conformidade fiscal ou tributária, também chamada de compliance fiscal, é o estado em que se encontra a empresa que cumpre todas as suas obrigações principais e acessórias.  

Explicando melhor, as obrigações tributárias se dividem em dois tipos:

• Obrigações principais: consistem na apuração e pagamento de tributos variados, incluindo impostos, taxas e contribuições;
• Obrigações acessórias: são prestações de contas que as empresas devem cumprir para manter-se regulares com o Fisco. Alguns exemplos são emissões de documentos fiscais, escrituração e envio de declarações ao governo.

Logo, a empresa alcança a conformidade fiscal quanto paga todos os seus tributos em dia e entrega todas as suas declarações dentro do rigor da lei, respeitando os cálculos, padrões, layouts e demais requisitos do Fisco.

Qual é a importância da conformidade fiscal?

A conformidade fiscal é essencial para garantir a regularidade da empresa e evitar penalidades de órgãos do Fisco, como multas, restrições e auditorias. Hoje, as autoridades fiscais podem aplicar os seguintes tipos de multas em caso de inconsistências:

• Multa moratória: é cobrada quando um tributo é pago com atraso pela empresa;
• Multa punitiva isolada: é cobrada quando a empresa deixa de entregar uma obrigação acessória, podendo ser uma sanção administrativa ou penal, dependendo da gravidade da conduta do contribuinte;
• Multa punitiva acompanhada de ofício: é aplicada quando há algum tipo de ato ilícito, como uma omissão de receita, sonegação de imposto ou fraude na declaração.

Além disso, vale lembrar que a pena para o crime de sonegação de impostos é de detenção de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo.

Somente esses riscos já justificam a preocupação com a conformidade fiscal, mas não é tão simples garantir o cumprimento de todas as obrigações nos moldes do nosso sistema tributário.

De acordo com um estudo da Endeavor publicado na Agência Brasil há alguns anos, mais de 86% das empresas brasileiras têm alguma irregularidade fiscal perante os órgãos de controle. No comércio, há irregularidades em 96% dos estabelecimentos, enquanto na indústria, 92% das empresas não estão completamente regularizadas. 

Como funciona o processo de conformidade fiscal?

Geralmente, a conformidade fiscal passa por três etapas nas empresas:

• Envio das declarações: as declarações são enviadas ao Fisco dentro das especificações após o processo de apuração, recolhimento e registro de eventos;
• Notificação: as autoridades fiscais identificam irregularidades como dados incompletos, incorretos ou omitidos e notificam o contribuinte, exigindo a correção das informações em um prazo curto; 
• Retificação: o contribuinte precisa revisar as declarações e enviar retificações para cada erro apontado pelo Fisco. Em alguns casos, já são aplicadas penalidades pecuniárias;
• Revisão de erros: ao fim do processo, a empresa precisa conduzir uma análise para identificar a origem dos erros e corrigir sua gestão fiscal. 

Mas não é nada fácil passar por todo esse processo e garantir a conformidade fiscal em um sistema tributário tão complexo.

De acordo com o estudo Quantidade de Normas Editadas no Brasil, feito em 2022 pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), foram editadas mais de 466 mil normas tributárias no Brasil desde a Constituição de 1988.

A cada dia útil, são editadas 829 normas sobre impostos no país. Logo, a prática da elisão fiscal exige grande conhecimento sobre o nosso sistema tributário e constante atualização sobre o tema para identificar oportunidades de economia em tributos.

Como garantir a conformidade fiscal?

A conformidade fiscal é garantida através de uma gestão fiscal eficiente, que pode ser aliada a um planejamento tributário orientado à redução de custos. Veja abaixo alguns passos para gerenciar melhor seus tributos:

1. Acompanhe o calendário de obrigações

A tarefa essencial para a conformidade fiscal é garantir que todas as obrigações, principais e acessórias, sejam cumpridas dentro do prazo especificado pelo Fisco.

Por isso, é fundamental acompanhar o calendário fiscal para apurar e pagar tributos nas datas corretas, evitando multas e irregularidades.

O mesmo vale para as declarações, que devem ser transmitidas por meio das plataformas do governo, como o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) e o eSocial.

2. Tenha atenção às obrigações acessórias

As obrigações acessórias acabam sendo as mais complexas para as empresas, pois exigem a apuração de uma série de informações e envio de arquivos detalhados para o governo.

Por isso, é preciso ter atenção especial à elaboração desses documentos.

Veja alguns exemplos:

• Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF): obrigação mensal com dados sobre tributos como IRPJ, IPI, IOF, PIS/Cofins, etc.;
• EFD Contribuições: escrituração da contribuição do PIS/Cofins;
• Guia de Informações e Apuração (GIA): guia estadual de apuração do ICMS;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS): relatório de informações socioeconômicas de colaboradores;
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP): declaração previdenciária que contém as informações sobre vínculos empregatícios e remunerações dos colaboradores da empresa.

3. Faça a integração com a contabilidade

A gestão fiscal precisa estar integrada com a gestão contábil e financeira da empresa.

Isso porque vários demonstrativos contábeis são utilizados para apurar e calcular tributos e também enviados ao governo em algumas obrigações acessórias.

Por exemplo, existem tributos que têm como base de cálculo a receita bruta da empresa, outros o lucro líquido, e outros a folha de pagamento.

Desse modo, é preciso ter as informações contábeis e financeiras sempre atualizadas e à disposição para alcançar o compliance fiscal.

4. Invista em planejamento tributário

O planejamento tributário é um conjunto de estratégias que permitem otimizar a gestão fiscal de uma empresa e reduzir a carga tributária de forma totalmente legalizada.

Ele é realizado anualmente com o intuito de gerar economia com impostos e melhorar a saúde financeira dos negócios, garantindo, ainda assim, a conformidade fiscal.

Com um bom planejamento tributário, você pode: 

• Evitar a incidência de um tributo, sempre que possível dentro da lei;
• Diminuir os valores de recolhimento;
• Escolher o melhor regime tributário para o negócio, de acordo com as projeções financeiras do ano fiscal;
• Adiar obrigações tributárias e possíveis multas;
• Identificar incentivos fiscais e oportunidades de recuperação de créditos tributários;
• Fazer a regularização tributária do negócio;
• Evitar o fato gerador de uma obrigação tributária;
• Evitar penalidades decorrentes de infrações;
• Recuperar tributos recolhidos indevidamente.

5. Use a tecnologia como aliada

Por fim, é muito mais fácil atingir a conformidade fiscal com o apoio de tecnologias que simplificam processos e reduzem erros.

Por exemplo, uma alíquota equivocada, uma vírgula no lugar errado ou mesmo um pagamento em duplicidade podem ser fatais na gestão tributária. 

Com a tecnologia, as empresas ganham precisão nos cálculos e reduzem drasticamente os erros no processo de apuração de tributos.

Além disso, um software dedicado permite automatizar tarefas repetitivas da gestão fiscal e focar nas questões mais estratégicas da área.

Assim, os profissionais não precisam se preocupar com alíquotas, bases de cálculo, parcelas a deduzir e outros fatores: o próprio sistema se encarrega dos números.

Conformidade fiscal da folha de pagamento é com a Agnes.

A Agnes oferece uma solução inteligente de monitoramento tributário da folha de pagamento para garantir a conformidade fiscal do seu departamento pessoal e ainda proporcionar economia.

Por meio de uma integração com o sistema governamental e de uma tecnologia proprietária, implementamos soluções automatizadas que aumentam a produtividade, o monitoramento de dados e o compliance da gestão de folha.

Dessa maneira, o departamento pessoal passa a gerar receitas, trazer economias antes invisíveis, mitigar riscos que antes não eram claros e tomar decisões mais rápidas e precisas baseadas em dados. Nossa solução inclui os seguintes serviços:

• Robôs de hiperautomação, dashboards e emissão de pareceres e relatórios;
• Data Driven (gestão orientada dados) com decisões baseadas em análise e interpretação de dados especializados fornecidos pela Agnes;
• Equipe multidisciplinar composta por técnicos tributários, desenvolvedores e equipe jurídica especializada;
• Atualização legal e melhorias evolutivas;
• Análise detalhada e especializada de cada grupo de rubricas e apontamentos das necessidades de parametrização/ajustes;
• Contestação do FAP;
• Estudo detalhado de CBO’s, disponibilizados no Relatório Técnico Inicial (RTI);
• Disponibilização do Diagnóstico Tributário com uma visão 360° especializada em Folha de Pagamento, através do Relatório Técnico Inicial (RTI). 

Entendeu a importância da conformidade fiscal?

Então, aproveite e fale com nossos especialistas para automatizar sua gestão de folha.