Como a tecnologia tributária agiliza o trabalho do RH

A tecnologia tributária pode revolucionar as rotinas de gestão fiscal do RH e trazer muitos benefícios para a empresa.

Quando o assunto é fechamento de folha, é provável que sua equipe deixe passar muitos detalhes importantes sobre encargos e contribuições.

Por isso, a solução é deixar o trabalho duro com as máquinas e focar nas estratégias para otimização dos tributos e recuperação de créditos previdenciários. 

A seguir, você vai entender como a tecnologia tributária permite automatizar tarefas e identificar oportunidades de geração de caixa na folha de pagamento. 

O que é tecnologia tributária?

Tecnologia tributária é toda solução digital que agiliza a gestão fiscal nas empresas e facilita o compliance.

São softwares que automatizam tarefas nessa área e ajudam equipes a poupar tempo e esforço nas rotinas diárias, além de integrar diferentes áreas da organização com a contabilidade.

Considerando que o Brasil tem a 15º maior carga tributária do mundo em um ranking de 30 países da OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico), conforme divulgado pela Agência Congresso, a tecnologia tem um papel fundamental na otimização da gestão de impostos, encargos e contribuições.

Para você ter uma ideia, temos quase 100 tributos ativos no país, que exigem muita atenção das empresas na hora da apuração, pagamento e prestação de contas ao Fisco.

Boa parte desses tributos são classificados como previdenciários e se concentram na folha de pagamento, que é de responsabilidade da área de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. 

Daí a conexão entre o RH e a tecnologia tributária, que veio para tornar os processos mais eficientes e garantir a assertividade no cumprimento das obrigações. 

Como funciona a gestão fiscal no RH

Uma das principais atribuições do RH ou DP nas empresas é o fechamento mensal da folha de pagamento.

Esse documento contém todas as informações sobre a remuneração dos colaboradores e serve como base para a apuração e recolhimento de contribuições e encargos trabalhistas.

Entre os encargos básicos, temos:

• Contribuição à Previdência Social (INSS) de 20%;
• Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) de 8%;
• Contribuições parafiscais a terceiros (Sebrae, Senai, Incra, etc.) com alíquotas variadas;
• Risco de Acidentes de Trabalho (RAT) de 1%,2% ou 3% (sujeito ao multiplicador FAP);
• Contribuições previdenciárias sobre verbas indenizatórias (Ex: aviso prévio indenizado, auxílio-doença e salário-maternidade).

Logo, cabe ao RH fazer os cálculos trabalhistas todo mês e enviar as informações ao governo pela internet por meio do  eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

É obrigatório enviar também obrigações como:

• As guias de recolhimento do FGTS e INSS;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• E o livro de registro de empregados. 

Lembrando que estamos falando prioritariamente de empresas optantes pelo Lucro Real ou Presumido, já que o Simples Nacional possui regras simplificadas.

Como a tecnologia tributária ajuda o RH

Como vimos, o RH tem uma função importante de gestão fiscal associada à folha de pagamento e seus encargos trabalhistas.

Devido à complexidade da legislação tributária e previdenciária, é comum que as empresas cometam erros de cálculo e/ou paguem valores indevidos ou a maior em contribuições.

Se não houver um especialista em tributação previdenciária na equipe, é bem provável que o negócio deixe passar uma série de irregularidades, como contribuições inconstitucionais e tributos que já possuem jurisprudência para serem contestados.

Além disso, os responsáveis pela folha precisam ficar atentos às oportunidades de recuperação de créditos previdenciários.

Com esse recurso, é possível compensar valores pagos a maior ou indevidamente ao INSS e revertê-los em fluxo de caixa para a empresa de forma totalmente legal e segura. 

Mas, com a rotina corrida do RH, fica difícil cumprir todas as obrigações trabalhistas, fechar a folha de pagamento, prestar contas ao Fisco (ou repassar a tarefa à contabilidade) e ainda correr atrás da recuperação de créditos tributários.

É aí que entra a tecnologia tributária, como uma ferramenta que agiliza a gestão dos encargos e contribuições para que o departamento consiga focar nas suas tarefas mais estratégicas.

Com o software certo, é possível integrar o RH com a contabilidade, automatizar cálculos, gerar relatórios fiscais em poucos cliques e várias outras funcionalidades.

A tecnologia, de fato, transformou a maneira como as empresas fazem gestão de pessoas, tornando o RH um setor ainda mais estratégico e essencial. Entretanto, é preciso saber lidar com avanços tecnológicos, como os tributários. Confira algumas dicas para deixar o seu RH ainda mais eficiente!

Função da tecnologia na recuperação de créditos previdenciários

Um dos grandes diferenciais da tecnologia tributária no RH é a possibilidade de revisar automaticamente as declarações e identificar oportunidades de recuperação de créditos previdenciários na folha.

Hoje, já existem sistemas com recursos de inteligência artificial capazes de fazer uma varredura completa nos documentos e mapear débitos e créditos em segundos.

Dessa forma, o RH poupa muitas horas de trabalho com a revisão manual de declarações, que torna praticamente inviável a compensação de créditos.

Com o apoio da tecnologia, é possível utilizar estratégias como:

• Exclusão de verbas indenizatórias (Ex: salário-maternidade, aviso prévio indenizado e 15 dias antecedentes ao auxílio-doença) da base de cálculo da contribuição previdenciária;
• Contestação do Fator Acidentário de Prevenção (FAP), que pode até dobrar a contribuição devida ao INSS no ano seguinte conforme a frequência acidentária da empresa;
• Limitação da base de cálculo de contribuições parafiscais a terceiros em 20 salários mínimos (e não sobre a folha total da empresa). 

Esses são exemplos de caminhos que a empresa pode tomar para reaver valores pagos indevidamente e gerar caixa respeitando as leis tributárias.

Mas, para isso, é preciso contar com sistemas que auxiliem o RH na identificação dos créditos tributários e tornem o processo mais rápido.

De outro modo, todas as horas gastas na revisão de documentos e envio de contestações administrativas ao Fisco podem não compensar para o seu negócio. 

Agnes: especialista em tecnologia tributária para o RH

A solução para incorporar a tecnologia tributária ao RH é contar com um parceiro especializado no monitoramento tributário da folha de pagamento, como a Agnes.

Nosso diferencial é a tecnologia proprietária exclusiva, que garante uma revisão minuciosa das suas declarações e identificação precisa de débitos e créditos.

Fazemos parte do Grupo AG Capital, que desde 2010, já atendeu mais de 4.906 clientes pelo país e recuperou mais de R$ 4 bilhões somente com a regularização tributária.

Você só precisa enviar a documentação dos últimos 5 anos e aguardar o relatório técnico inicial, e então decidir se quer seguir com o aproveitamento das oportunidades.

Assim, a equipe do RH fica livre para se dedicar às atividades estratégicas da área e a empresa só tem a ganhar com a recuperação dos tributos. 

Entendeu como a tecnologia tributária agiliza o trabalho do RH?

O próximo passo é conhecer nossos serviços e acessar o que há de mais avançado na área de recuperação tributária.